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Director de Proyectos y Gestor del Cambio ¿confrontados?

Director de Proyectos y Gestor del Cambio son figuras a menudo confrontadas. ¿Es la gestión del cambio una competencia con la que debe contar el director de proyectos? ¿Son profesiones diferentes?

Actualmente hay un debate abierto sobre la evolución de la profesión de Director de Proyectos y este debate coincide con una clara pujanza de la disciplina y profesión del Gestor del Cambio.

En cualquier caso, unos y otros tienen una responsabilidad clave y elevado impacto en conseguir que las organizaciones tengan éxito en sus iniciativas y proyectos de cambio.

Vamos a situar unos y otros, sus roles y funciones, dificultades

Director de Proyectos

Es la persona asignada con la responsabilidad de gestionar un proyecto.

Funciones

  1. Dirige el proyecto desde el inicio hasta el cierre.
  2. Participa en la definición y planificación inicial del proyecto
  3. Integra todas las tareas y planes del proyecto: alcance, requisitos, cronograma, costes, calidad, recursos, comunicaciones, riesgos, adquisiciones, interesados y la gestión de cambios y configuraciones.
  4. Lidera el equipo
  5. Es responsable de entregar el resultado del proyecto

Existe actualmente un debate sobre el modelo cambiante del Director de Proyectos que evoluciona de experto a facilitador. Es decir, de un rol más técnico y coordinador a un rol de liderazgo, conexión con la estrategia y creación de valor para la organización.

¿Cuál es el foco del Director del Proyectos?

Entregar el resultado definido en el proyecto, haciéndolo conforme a las características definidas inicialmente en términos de objetivos/resultados, alcance, requisitos, calendario y recursos.

¿Cuáles son los principales retos y dificultades del Director de Proyectos?

Según la consultora Kissflow Project (1) éstos son:

1.- Alcance “corrompido”. Son modificaciones y adiciones al proyecto una vez iniciado. Acostumbra a implicar mayor dedicación, mayores costes y retrasos. A veces también acarrea insatisfacción del cliente.

2.- Falta de comunicación. Es necesario tener sistemas de comunicación eficientes y transparentes para mantener actualizados a todos los Stakeholders. Para los miembros del equipo es también relevante ya que puede causar conflictos y retrasos.

3.- Falta de objetivos claros y criterios de éxito. Tener claridad en lo que se quiere conseguir y en cómo se evaluará el éxito es uno de los requerimientos más importantes para conseguir el éxito de un proyecto.

4.- Problemas de presupuesto. Pueden deberse tanto a la insuficiencia del presupuesto acordado como a la ampliación de las necesidades de recursos. A menudo está relacionado con una deficiente definición de los objetivos, alcance y/o tareas a realizar.

5.- Habilidades no adecuadas de los miembros del equipo, especialmente las del Director de Proyecto. Es común pensar más en los requerimientos de conocimiento y experiencia técnica que en las capacidades de gestión de negocio, estrategia y sobretodo de liderazgo.

6.- Gestión de riesgos inadecuada. A menudo no se realiza la gestión de riesgos o ésta es inadecuada.

7.- “Accountability” deficiente. Las personas no se sienten propietarias y responsables de su trabajo (“accountability”). Se tiende a realizar un rol exclusivamente técnico o sólo orientado a la tarea, prestando escaso interés a que lo importante es conseguir el resultado.

8.- Stakeholders insuficientemente implicados. Los Stakeholders son siempre influyentes en un proyecto y a menudo son decisivos. Entre ellos, los sponsors del proyecto son la llave de vuelta cuando surgen obstáculos o dificultades.

9.- Fechas de entrega poco realistas. A menudo relacionado con una deficiente definición y planificación del proyecto.

Más allá de esta clasificación, conviene resaltar el entorno cambiante que afecta a organizaciones, proyectos y directores de proyecto. En el marco de los tiempos VUCA que vivimos, a menudo cambian las condiciones de los proyectos. Y esto requiere volver a definir y planificar el proyecto.

En resumen, las dificultades que afronta el Director de Proyectos tienen a ver con los ámbitos de la correcta y adecuada definición y planificación del proyecto (a menudo deficiente), su gestión y la relación con personas (el equipo y los Stakeholders). Es decir, planificación, liderazgo y entorno cambiante.

 

Gestor del Cambio

 

Es la persona que trabaja para garantizar que el proyecto o iniciativa de cambio consigue los beneficios o resultados para los que se creó. Su foco es las personas, y procura la adopción y uso de la solución o producto objeto del proyecto.

 

Para profundizar algo más en los objetivos  y la figura del Change Manager consulta el artículo “Que es la gestión del cambio … y qué no es”

En todo caso, la figura del Project Manager y del Change Manager son dos roles absolutamente esenciales para el éxito en la gestión del cambio. Cuando trabajan en colaboración y compartiendo el mismo propósito de resultado del proyecto las posibilidades de éxito se multiplican.

Es una tendencia actual que los Directores de Proyectos adoptan e integran perspectivas, metodologías y herramientas propias de la Gestión del Cambio para mejorar sus resultados y enriquecer su profesión.

¿No tienes clara la diferencia entre Project Manager y Change Manager?

En breve publicaré un artículo comparandolos. Consúltalo en mi blog o suscríbete a mi comunidad de profesionales de gestión del cambio para estar al día (descárgate la guía gratis y automáticamente te pondré en mi lista de envios de contenidos de valor sobre Gestión del Cambio)

Fuentes consultadas:

(1)  9 Project Management Challenges and How to Overcome Them, Kissflow Project, en línea < https://kissflow.com/project/project-management-challenges/ >, consultado el 4 de noviembre de 2021.

(2) Rol del Director de Proyectos según Guía PMBOK ®, Soy PM, en línia, < https://www.soypm.website/diccionario-pm/rol-del-director-de-proyectos/ >, consultado el 4 de noviembre de 2021.

(3) PMBOK® Guide (2021), en línea < https://www.pmi.org/pmbok-guide-standards/foundational/pmbok>, consultado el 16 de noviembre de 2021.

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