La Gestión del Cambio (Change Management) es una disciplina empresarial para facilitar y conseguir la implementación exitosa de los procesos de transformación de la organización trabajando con y para las personas. Es decir, que la organización consiga los beneficios o impacto que pretende a través del proyecto o iniciativa de cambio.
Desde la Gestión del Cambio se trabaja en la reducción de las resistencias y la aceptación y asimilación de las nuevas formas de trabajar. Consiste en atender a «la parte humana» del cambio organizacional.
Como disciplina empresarial y ámbito de conocimiento se ha desarrollado exponencialmente durante las dos últimas década, especialmente en el continente americano. La Gestión del Cambio facilita la adaptación a los cambios de las personas y organizaciones, lo cual es especialmente valioso y necesario en los tiempos VUCA que vivimos.
Los beneficios. La Gestión del Cambio contribuye decisivamente a:
- asegurar o aumentar el ROI (Retorno de la Inversión) de cualquier proyecto de cambio,
- evitar costes o dilaciones inesperadas,
- eliminar o minimizar los riesgos de fracaso del proyecto
Según el estudio Best Practices in Change Management (Prosci, 2016) una utilización excelente de la Gestión del Cambio multiplica 6 veces las probabilidades de conseguir los resultados del proyecto y 5 veces más probabilidades de finalizar el proyecto dentro del plazo previsto o antes.
La Gestión del Cambio se aplica a cambios tales como la implantación de un software de gestión (CRM, ERP, etc.), la transformación digital, la implantación de un nuevo proceso o herramienta, un cambio de oficina, o los que implican un nuevo modelo de negocio, un nuevo diseño de organigrama y también los cambios de estrategia de producto, de marketing o globales.
La gestión del cambio utiliza metodologías, herramientas y habilidades específicas para conseguir su adecuado desarrollo en el marco de una organización o empresa. Es decir, existen metodologías, marcos de trabajo y enfoques que se han desarrollado específicamente para la gestión del cambio y difieren de otras enfocadas a otros objetivos (p.ej. la gestión de proyectos).
Típicamente, para el Project Manager el éxito se define en términos de la entrega en tiempo, presupuesto y ámbito de una solución técnicamente validada por la organización. De forma diferente, para el Change Manager el éxito se define en términos la óptima adopción de las nuevas prácticas o comportamientos y la consecución efectiva de los beneficios esperados del proyecto. El PM y el CM pueden coincidir o no dependiento de la naturaleza y alcance del proyecto.
Change Management NO ES:
- Vamos a implementar una nueva herramienta digital o un proceso nuevo y formaremos a los usuarios.
- Estamos en un montón de cambios que lo sacuden todo. Vamos dar respuesta a estos retos haciendo planes y definiendo acciones en las áreas de la empresa que corresponda: marketing, producto, administración, producción, comunicación, etc.
- Diseñamos un nuevo organigrama de la organización y cambios en los procesos.
- Tenemos nuevo plan estratégico, o le damos un giro completo a nuestro modelo de negocio.
- Haremos cursos y comunicaciones al personal.
- Las personas adoptarán el cambio por que ya entenderán la bondad y necesidad del cambio propuesto o por que es una orden.
- Estamos muy ocupados y hemos gastado mucho presupuesto en el plan de acción y no podemos abrir otro proyecto.
Aunque algunos de estos puntos sí pueden ser acciones a realizarse en un Plan de Gestión del Cambio, no completan ni mucho menos agotan la gestión del cambio en sí mismas.
Change Management SÍ ES:
- Facilitar que los procesos de cambio y transformación de la organización se realicen con éxito (a tiempo, sin costes extras y con la mejor implantación/absorción).
- Garantizar que todo cambio o proyecto consige los beneficios previstos para la organización.
- Conocer a fondo el impacto de cada cambio en cada persona o grupos de personas, tanto los directamente implicados como los stakeholders indirectos.
- Ser conscientes que el cambio y el no cambio se juega en el terreno de las emociones. Atender a las personas y trabajar para ellas y con ellas para reducir las resistencias a un cambio.
- Conocer cual es la «transición» que ha de hacer cada persona (o grupo) y organizar recursos (información, formación, comunicación, etc) y apoyos (redes internas, coaching/mentoring, etc) para hacerlo «fácil».
- Tener una metodología y un plan de gestión del cambio que aporte lógica, estructura y proceso a todo lo anterior con el fin de garantizar los resultados a lo largo del tiempo, poder planificar recursos y ganar capacidad para explicar, reportar y evaluar el cambio. Desplegar acciones efectivas para facilitar la transición de las personas y minimizar su resistencia.
- Tener indicadores reales del cambio para poder saber si avanzamos en la buena dirección y poder evaluar los resultados, más allá de la subjetividad y más allá de los resultados no directamente relacionados con las acciones.
- Gestionar y minimizar los riesgos del cambio que provienen de la deficiente participación e implicación de las personas.
En la realización de lo anterior implicamos recursos como la información, la formación, la comunicación, las sesiones compartidas, los grupos de trabajo multidisciplinares, los comités y redes de agentes de cambio internos, los agentes de cambio y consultores externos al organigrama y a las relaciones de poder internas, la innovación, la planificación conforme a metodologías probadas, los servicios de coaching y mentoring, etc.
La utilización de metodologías probadas como los 8 Pasos de Kotter o la herramienta de implementación ràpida SIGE® nos proporcionan lógica, proceso y estructura a las a menudo difíciles de consensuar y definir actividades de gestión del cambio. Está disponible en este enlace la guía práctica y gratuita COMO REALIZAR UN PLAN DE GESTIÓN DEL CAMBIO ORIENTADO A RESULTADOS que puede aplicarse a cualquier situación de cambio organizacional o personal.
También son elementos claves e imprescindibles para asegurar el éxito de una iniciativa o proceso de cambio la creación de un Equipo de Cambio, un Espónsor de alto nivel y un asesoramiento externo con conocimientos, experiencia y capacidad para opinar, proponer y promover sin estar sometido a la línea jerárquica de la organización y con la capacidad crítica de una mirada externa a la cultura interna. Los estudios de organizaciones con larga trayectoria en Change Management así lo sostienen. En este caso, aplica el dicho que «el ojo no se ve a sí mismo» y que «ningún médico puede operarse a él mismo».
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Encontrarás otros artículos de interés sobre gestión del cambio en mi blog, donde publico los resultados de mi investigación, mis experiencias profesionales y algunas reflexiones de fondo.
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