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Cómo gestionar un cambio organizacional complejo como un jardinero

La Gestión del Cambio es como cultivar un jardín

¿Tienes experiencia en cultivar un jardín o un huerto? Entonces ya tienes la mitad de lo que se necesita para saber cómo gestionar un cambio organizacional complejo.

 

En este artículo no voy a hacer una revisión sistemática de la literatura académica como en otros.
Voy a tirar de práctica y de referentes (gracias Scott McAllister), para que encuentres un paralelismo que te inspire.

 

“La Gestión del cambio para mi es como ……”

Recuerda esta frase …. la volveremos a encontrar al final.

 

Cuanto más popular es cultivar un huerto (o jardín) urbano, más creativos nos volvemos en las maneras de aprovechar los espacios exteriores urbanos. Yo mismo he intentado cultivar mi huerto urbano durante la última década, y he aprendido muchas cosas… mayormente de las dificultades y de mis propios errores.

 

Y todavía tengo muchas cosas en la lista de “pendiente de resolver/aprender”. Cada nueva temporada me trae nuevos retos y oportunidades de aprender y desarrollar mis habilidades.

 

A medida que he cavado más hondo en las disciplinas de la jardinería y el cambio organizacional los paralelismos entre una y otra se han mostrado más evidentes año tras año.

 

Una verdad como un templo

 

Una verdad como un templo: si alguien te dice que cultivar un huerto es fácil o miente o es un mago.
Lo mismo es verdad para el cambio organizacional. Ambas cosas parecen muy sencillas sobre el papel. A menudo incluso pensamos que son cosas que sucederán sin ponerle atención ni esfuerzo (el huerto y el cambio organizacional) pero normalmente son complicadas y a menudo impredecibles en la práctica.

Te cuento tres cosas que tienen en común cultivar un jardín y cómo gestionar un cambio organizacional complejo:

 

1.- Los inicios requieren mucha energía sin resultados evidentes

 

Cuando empecé con mi huerto urbano ignoraba completamente la cantidad de preparación y planificación necesaria. Actualmente aprecio el valor de tener un enfoque inicial reflexivo, considerando expresamente los diferentes factores que tienen impacto en el resultado general.

Después de un primer año desastroso, he aprendido a empezar examinando mi espacio físico disponible, priorizando la selección de vegetales, estudiando el almanaque, y creando mi calendario de momentos para plantar o actuar a lo largo del año. Cada planta tiene su momento particular y requiere una gestión diferente para producir el resultado deseado.

También es importante preparar el suelo y asegurar que el pH es el adecuado para que pueda crecer la planta. Para todo esto hay que ponerle horas de trabajo …. ¡Y todavía no hemos plantado nada!.

Para tener éxito y saber cómo gestionar un cambio organizacional complejo es importante comprender bien la situación actual y también cómo se define el éxito. En vez de mirar el pH del suelo nosotros evaluamos cosas como el nivel y calidad de la esponsorización, hacemos inventario de los diversos grupos afectados e implicados por el cambio y definimos el estado futuro deseado, para así poder avanzar hacía un resultado concreto (e idealmente medible).

En gestión del cambio realizamos evaluaciones del impacto y del riesgo del cambio e incorporamos feedback de tantos stakeholders implicados como nos resulta posible. Utiliza la metodologia ADKAR de Prosci o la herramienta SIGE. Tienen enfoques diferentes pero ambas sirven.

 

2.- El contexto local sí importa

 

Hay muchos libros y webs dedicados a dar consejos sobre jardinería, pero no hay ningún enfoque “talla única” que sirva para todos los casos. En otro sitio donde viví teníamos mucho espacio y una combinación de parterres conectados donde se podía plantar o cultivar. En mi casa actual tengo dos espacios de tierra pequeños, uno frente al otro, pero con condiciones de insolación muy diferentes. Esto significa que he de ajustar el tamaño, el ámbito y lo que puedo esperar de mis esfuerzos para ajustarlos a mi contexto local.

El momento en el que empiezas a plantar semillas o plantel depende bastante del clima donde te sitúas y del vegetal que quieres que crezca. No se plantan los tomates o las patatas en los mismos días. Y no se plantan las fresas en los mismos días en Huelva (en el sur de España) que en el Maresme (en Catalunya, en el noreste de España). Con esto entendemos que también necesitamos adaptar nuestra estrategia de cultivo para el cambio organizacional al entorno local en el que estamos.

En una organización pequeña es más fácil realizar reuniones, talleres y entrevistas presenciales que en una gran organización distribuida. El ejemplo de los directores (u otros referentes) es más visible y cala más que en el otro tipo de organizaciones. También si es un mal ejemplo, o si no es ejemplo (ejemplar).

 

Identificar tamaño, ámbito y velocidad del cambio

 

En gestión del cambio organizacional también necesitamos identificar el tamaño, ámbito y velocidad del cambio que queremos según nuestra situación actual. Los proyectos que duran de 3 a 6 meses piden un enfoque diferente a los de 2 o 3 años de duración. Y debemos dimensionar y escalar los recursos de gestión del cambio consecuentemente. En proyectos más cortos debemos utilizar un conjunto de herramientas y recursos más nucleares, que estén alineados con un enfoque más acelerado.

Por ejemplo, un proyecto Lean Six Sigma de cinco meses acostumbra a trabajar con grupos pequeños de personas afectados por las mejoras en los procesos. En estos cambios acostumbramos a utilizar herramientas como el análisis de Stakeholders, el plan de comunicación, pequeñas dosis de formación y coaching y algo de gestión de resistencias.

Por otro lado, un proyecto de cambio organizacional de tipo cultural de tres años de duración requiere un enfoque más robusto que incluye un análisis más profundo de grupos afectados, una integración más sólida con las estructuras de Project Management y una serie a medida de pasos para construir la adecuada comunicación, formación, coaching y gestión de resistencias, además de una esponsorización fuerte.

Al final, es crucial adaptar el enfoque al entorno local, para no sufrir las consecuencias de un enfoque genérico (“bueno para nada”).

 

3.- A veces lo más grande no sabe mejor

 

Si alguna vez has plantado pepinos o calabacín, sabrás que son un plantas bastante resilientes que ofrecen una buena producción comestible. Pero existe una punto dulce diferencial respecto al tamaño. A menudo, cuando crecen demasiado grandes pierden sabor. Un calabacín de dos palmos no es el más sabroso … créeme, lo he probado.

Cualquier persona que ha estado en un proyecto de cambio organizacional de entre dos y cuatro años puede contarte una cierta amargura que se acumula con el tiempo, indistintamente del progreso conseguido. A veces estructurar el cambio en piezas o bloques más gestionables (pequeños) nos da más probabilidades de éxito.

He dedicado más de 15 años a ayudar a clientes a saber cómo gestionar un cambio organizacional,  liderar y dirigir la ejecución de sus estrategias, re-diseños y reestructuraciones organizacionales, mejora de procesos, implantación de herramientas TIC y a la innovación. Y algunas de las experiencias con más retorno han sido las de proyectos con ambiciones modestas. También son las que han dado resultados más rápidos.

A menudo me he frustrado por la inconsistencia de algunos esfuerzos de cambio. Es importante definir un proyecto sólido y consensuado para darle sostenibilidad a los largo de los meses. Estructura el cambio como lo harias con un proyecto de otra cosa. Yo utilizo metodología de Project Management cuando puedo (siempre adaptada a lo que la organización pueda facilmente entender y asimilar.

No subestimes una serie de cambios incrementales intencionados y su capacidad para producir una mejora significativa en el rendimiento generalizado de tu negocio.

 

¿Qué significa para ti?

 

Al final, tanto cultivar un huerto urbano como generar resultados en el cambio organizacional son bastante similares. No hay una solución rápida y cuanta más práctica tienes, más fácil es predecir los resultados.
Este artículo está inspirado en un ejercicio rompehielos de mis talleres de formación en gestión del cambio. Después de tu presentación (en un taller), completa la frase: “La Gestión del cambio para mi es como ……»

 

¿Cómo acabarías tu esta frase?

 

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Este artículo está inspirado y es una adaptación del original de Scott McAllister, Change Management is like growing a garden < https://blog.prosci.com/change-management-is-like-growing-a-garden->. La idea original corresponde a Scott, así como muchas partes del artículo. Yo he realizado la traducción y algunas adaptaciones.

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